Je klant heeft één vraag. Waarom duurt het antwoord vijf dagen?
Bij bijna elk kantoor staat hetzelfde in de automatische ontvangstbevestiging: wij nemen binnen een aantal werkdagen contact op, en anders moet u het ergens anders opnieuw vragen. Table Duck leest inkomende mail inhoudelijk en antwoordt direct — ook op vragen over dekking, polisvoorwaarden en clausules. Moet er een mens aan te pas komen, dan gaat de mail mét context naar de juiste medewerker. Niet naar een algemene postbus.
Beste lezer,
Bedankt voor uw e-mail, deze hebben wij in goede orde ontvangen. Elke werkdag behandelen en verwerken wij deze e-mailberichten, en indien noodzakelijk nemen wij binnen enkele werkdagen contact met u op.
Voor schade kunt u terecht bij schade@… , voor mutaties bij administratie@…
Een willekeurige ontvangstbevestiging. We hebben er inmiddels een stapel van.
Het probleem
Vijf werkdagen, of zelf opnieuw sturen
Het is niet onwil. Je kunt niet alles direct oppakken, en een ontvangstbevestiging is een eerlijke manier om verwachtingen te managen. Maar zet je de klant ernaast, dan ziet die twee dingen: wachten, of het nog een keer vragen op een ander adres.
Ondertussen kost elke mail je team tijd — terwijl het antwoord op het merendeel van die vragen al ergens vastligt. In de polis, in de voorwaarden, in het pakket, in de mail van vorige week.
Waar het zich opstapelt
De vragen die elke week terugkomen
Herhaalvragen met een vast antwoord. Precies het type werk waar een AI-agent goed in is — en waar je beste mensen te goed voor zijn.
Hoe het werkt
Van binnenkomende mail naar verstuurd antwoord
Table Duck hangt naast je bestaande mailbox. Geen migratie, geen nieuw systeem waar je team in moet leren werken.
Mail komt binnen en wordt inhoudelijk gelezen
Ook als de klant de vraag rommelig stelt, drie vragen in één mail zet, of een bijlage meestuurt.
Het antwoord wordt opgezocht bij de bron
Polisgegevens, voorwaarden, clausules en eerdere correspondentie — niet een los FAQ-lijstje.
Direct antwoord, in jullie toon
Begrijpelijk Nederlands, geen juridisch jargon, met de ondertekening en huisstijl van het kantoor.
Twijfel of complexiteit? Direct naar de juiste persoon
Mét samenvatting, gevonden gegevens en een voorzet. Naar de medewerker of afdeling die erover gaat — niet naar info@.
Je ziet precies wat er gebeurt
Elk antwoord is terug te lezen en terug te draaien. Terugkerende vragen en knelpunten worden gesignaleerd.
Om het eerlijk te houden
Zorgplicht besteed je hier niet mee uit
Advies blijft bij de adviseur. Dit gaat over alles waarvan het antwoord al vastligt — en over de tijd die daar nu aan weggaat.
Dit doet Table Duck
- Feitelijke vragen over polis, dekking, voorwaarden en clausules beantwoorden
- Status van schade en lopende dossiers teruggeven
- Documenten opvragen, versturen en aanvullende informatie uitvragen
- Mutaties inventariseren en klaarzetten voor verwerking
- Routeren mét context naar de juiste medewerker of afdeling
- Signaleren welke vragen structureel terugkomen
Dit doet Table Duck niet
- Adviseren over wat een klant zou moeten verzekeren
- De zorgplicht van het kantoor overnemen
- Beslissen over dekking, coulance of uitkering
- Klachten en emotionele situaties zelf afhandelen
- Iets versturen wat jullie niet hebben goedgekeurd
- Je bestaande pakket of mailomgeving vervangen
In de praktijk
“De kostenbesparing is mooi, maar dat is niet waar het om gaat. Het punt is dat onze klanten niet meer wachten.”
Marco — Directeur bij een middelgrote verzekeraar
Bij een middelgrote verzekeraar draait dit vandaag. Inkomende mail wordt inhoudelijk gelezen en direct beantwoord; wat een mens nodig heeft, komt mét context bij de juiste persoon terecht.
Veilig
Klantdata blijft klantdata
AVG-proof ingericht, verwerkersovereenkomst, hosting binnen de EU. Geen klantgegevens die worden gebruikt om modellen te trainen.
Aansluiten
Naast je huidige mail en pakket
Je houdt je eigen mailomgeving en je eigen systeem. Table Duck sluit daarop aan in plaats van er iets voor in de plaats te zetten.
Kosten
Een overzichtelijk bedrag per maand
Vast per maand, opzegbaar, zonder implementatietraject van een half jaar. In de demo rekenen we het door op jullie eigen volume.
20 minuten
Zien hoe dit op jullie eigen mail werkt
We nemen een paar echte vragen uit jullie mailbox en laten zien wat er zou zijn teruggestuurd. Daarna weet je of dit iets voor jullie is. En zo niet, dan is dat ook goed.
- We kijken naar jouw eigen vraagpatronen, niet naar een demo-omgeving
- Je krijgt een inschatting van welk deel direct beantwoord kan worden
- Inclusief indicatie van kosten en doorlooptijd
- Geen verplichtingen, geen verkooptraject
"*" geeft vereiste velden aan
We nemen binnen één werkdag contact op. Geen nieuwsbrief, geen doorverkoop van je gegevens.
Veelgestelde vragen
Wat adviseurs ons meestal eerst vragen
Gaat er dan een AI namens ons met klanten praten?
Wat gebeurt er als het antwoord fout is?
Hoe zit het met de zorgplicht en de AFM?
Moeten wij overstappen naar een ander systeem?
Wat gebeurt er met onze klantgegevens?
Wat kost het, en hoe snel staat het live?
Wij zijn een klein kantoor. Is dit iets voor ons?
Waarom niet meteen antwoorden?
Dat was de vraag die wij ons stelden. Twintig minuten, op jouw eigen mail, en je ziet wat het antwoord zou zijn geweest.
